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Team Assistant (m/w/d) - Vollzeit/Teilzeit (#16-1-2794dfda8b4b)

12.11.2021
i-potentials ist die Personalberatung für Unternehmer:innen. Wir
arbeiten mit Unternehmen, die etwas wagen: Sie definieren ihre Branche
neu und bauen Technologien, die die Welt verändern. Sie denken
Geschäftsmodelle anders und treiben Innovation voran. All das
übersetzen wir in die passende Executive-Search-Strategie und die
optimale Organisationsarchitektur - mit unserem aus der
Digitalwirtschaft entwickelten und mehrfach ausgezeichneten
Beratungsansatz. Uns treiben die Ambition, mit unseren Besetzungen die
Wirtschaft von morgen zu gestalten, und die Leidenschaft, Menschen
zusammenzubringen, die die Welt voranbringen.

Um uns in dieser Mission zu unterstützen, suchen wir zum
nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Team Assistant (m/w/d).

Als Team Assistant (m/w/d) bist Du zentraler Dreh- und Angelpunkt für
die reibungslosen Abläufe in unserem Office. Du organisierst und
strukturierst alles rund ums Büro und Team und sorgst für nichts
Geringeres, als dass der Laden bei bester Laune und größtmöglicher
Effizienz läuft!

Deine Aufgaben

* Du betreust unseren Empfang und die Telefonzentrale und sorgst als
erste Kontaktperson für einen positiven ersten Eindruck vom
Unternehmen und dafür, dass sich jeder Besucher auf Anhieb bei uns
wohlfühlt inkl. Begrüßung und Bewirtung.
* Du verantwortest alle Belange rund um die Beschaffung von
Büromaterial, Bestellungen und Einkäufe und stellst so sicher, dass
alle haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.
* Du bist verantwortlich für die Korrespondenz und Steuerung von
Dienstleister:innen im Bereich Office-Management.
* Du unterstützt bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
von Terminen, Veranstaltungen und Events.
* Für Geburtstage oder Feierlichkeiten im Team organisierst Du
Geschenke und Bewirtung.
* Du kümmerst Dich um die administrative Bearbeitung des
Rechnungsdschungels der Finanzbuchhaltung (= vorbereitende
Buchhaltung) inklusive Beleganforderungen und allem, was dazu gehört.
* Als Koordinationsprofi kümmerst Du Dich um Reisebuchungen und
-abrechnungen, sodass das Team immer dort hinkommt, wo es gebraucht
wird.

Dein Profil

* Du glänzt mit einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen
Ausbildung o.ä. und hast schon erste Erfahrungen im Assistenz- oder
Hospitality-Bereich, Office Management oder einer vergleichbaren
Position.
* Als Gesicht und Stimme von i-potentials, sowohl im Frontoffice als
auch an der Telefonzentrale, bist Du gerne mit Menschen in Kontakt,
ergänzt durch Dein souveränes, professionelles Auftreten und Deine
positive, verbindliche Art.
* Dich zeichnet eine exzellente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch
und Englisch in Wort und Schrift aus.
* Du sorgst gerne dafür, dass andere sich wohl fühlen und bist happy,
wenn Kund:innen, Besucher:innen und das Team es auch sind.
* Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denkst
vorausschauend sowie lösungsorientiert und hast ein Auge fürs Detail
und das wirklich Wichtige.
* Du mochtest schon immer, wenn alles seinen Platz und seine Ordnung
hat, daher hast Du Freude daran Struktur ins Chaos zu bringen.
* Die gängigen Office-Anwendungen und Tools wie Microsoft Office
beherrschst Du mit links und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue
Programme einzuarbeiten.

Was Dich erwartet

* Eine attraktive Vergütung.
* Teilzeit-Option.
* Ein top-modernes Büro mit allen Annehmlichkeiten im Herzen Berlins
direkt am Checkpoint Charlie.
* Offene Kommunikation und Transparenz in einem Spitzenteam, in dem
alle an einem Strang ziehen.
* Eigenverantwortliches Arbeiten in einem Umfeld mit kurzen
Entscheidungswegen.
* Ein persönliches Weiterbildungsbudget, das sich pro Jahr der
Betriebszugehörigkeit verdoppelt.
* 0,5 Tage zusätzlicher Urlaub zu jedem Jahrestag.
* Eine Bezuschussung Deines Mittagessens mit der Lunchit-App.

Dein Kontakt

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit Lebenslauf und
Motivationsschreiben. Noch Fragen? Schreib einfach eine Nachricht an
jobs@i-potentials.de.
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